Protokół zdawczo-odbiorczy przy wyprowadzce: liczniki, klucze, zdjęcia

Protokół zdawczo-odbiorczy przy wyprowadzce to krótki dokument, w którym obie strony zapisują, w jakim stanie oddajesz mieszkanie: stany liczników, liczbę kluczy, wyposażenie i ewentualne usterki. Spisuje się go w dniu oddania kluczy, w pustym lokalu, a każda strona dostaje podpisany egzemplarz. Do tego dochodzą zdjęcia z tego samego dnia. Dobrze zrobiony protokół zamyka najwięcej sporów o kaucję, zanim w ogóle się zaczną.

Po co protokół, skoro wszyscy się znają i ufają

Przy wprowadzce panuje zwykle dobra atmosfera i nikt nie myśli o tym, co będzie za dwa albo pięć lat. Potem właściciel pamięta mieszkanie jako prawie nowe, a najemca jako lekko zużyte już na starcie. Obaj mówią szczerze, tyle że pamięć działa wybiórczo. Protokół zdejmuje ten problem, bo zamiast wspomnień jest kartka z datą i podpisami, a do niej zdjęcia.

Najem to zresztą tylko jedna z okazji. Spisuje się go przy sprzedaży mieszkania, przy przekazaniu lokalu w rodzinie po spadku, przy oddawaniu mieszkania służbowego albo spółdzielczego. Za każdym razem chodzi o to samo: od którego momentu odpowiedzialność za lokal i media przechodzi na kogoś innego. Ten tekst nie zastąpi porady prawnej, gdy sprawa jest sporna. Pokazuje za to, jak spisać stan rzeczy na tyle dokładnie, żeby do sporu w ogóle nie doszło.

Co powinno się znaleźć w protokole oddania mieszkania

Nie ma jednego obowiązkowego wzoru i wiele osób korzysta z gotowych formularzy z internetu. To dobry punkt startu, pod warunkiem że dopiszesz rzeczy specyficzne dla Twojego lokalu. Najlepiej wziąć protokół z dnia wprowadzenia, jeśli taki był, i iść według niego punkt po punkcie. Wtedy widać różnice, a nie tylko obecny stan.

• data, godzina i adres lokalu razem z numerem mieszkania
• imiona i nazwiska osób, które oddają i odbierają, oraz informacja, na podstawie czego to robią
• stany wszystkich liczników z ich numerami seryjnymi
• liczba kluczy z opisem, do czego jest każdy, plus piloty, karty i chipy
• spis wyposażenia, które zostaje w lokalu, z krótką oceną stanu
• usterki i uszkodzenia opisane miejscem i wielkością
• informacja o załączonych zdjęciach i nagraniu
• podpisy obu stron, po jednym egzemplarzu dla każdej

Brak protokołu z wprowadzenia: jak sobie poradzić

Sporo najmów zaczyna się bez żadnego dokumentu, bo klucze przekazano w biegu, a umowę podpisano na kolanie. Przy wyprowadzce nie masz wtedy do czego porównać obecnego stanu. Poszukaj czegokolwiek z tamtego czasu: zdjęć z ogłoszenia, które często da się jeszcze znaleźć w archiwum portalu albo w wiadomościach, zdjęć zrobionych przy wprowadzce, pierwszych wiadomości z właścicielem, w których była mowa o usterkach.

Jeżeli nic takiego nie ma, protokół przy wyprowadzce staje się jedynym dokumentem i tym bardziej musi być dokładny. Opisz stan rzeczowo, bez ocen typu „mieszkanie zadbane”. Gdy wiesz, że jakaś usterka była od początku, dopisz to jako swoją uwagę. Właściciel może się z nią nie zgodzić, ale zapis zostaje i da się do niego wrócić.

Liczniki: jak je spisać, żeby potem nie było rozjazdu

Przy licznikach najłatwiej o pomyłkę, bo w mieszkaniu bywa ich kilka i wyglądają podobnie. Prąd, gaz, woda zimna i ciepła, czasem osobno w kuchni i łazience, do tego podzielniki ciepła na grzejnikach. Przy każdym zapisz numer seryjny, a dopiero obok odczyt. Bez numeru za kilka miesięcy nie ustalisz, który odczyt dotyczył którego licznika, zwłaszcza gdy w międzyczasie administracja wymieni wodomierze.

Odczyt zapisz w protokole cyframi, a obok zrób zdjęcie, na którym widać jednocześnie numer licznika i stan. Licznik prądu bywa w szafce na klatce, więc zabierz klucz do niej albo umów się z administracją. Jeśli umowa z dostawcą prądu lub gazu była na Ciebie, zgłoś mu stan z dnia oddania, żeby rozliczenie zamknęło się na właściwej dacie. Jak to zrobić, podaje dostawca, a sposób zgłoszenia różni się między firmami.

Kuchenka gazowa to osobna sprawa. Jeśli trzeba ją odłączyć albo zakorkować przyłącze, robi to instalator z uprawnieniami. My nie odłączamy gazu przy opróżnianiu ani przy przeprowadzce, więc tę część zaplanuj osobno i z wyprzedzeniem.

Klucze, piloty i karty, czyli drobiazgi, o które jest najwięcej kłótni

Wydaje się, że kluczy nie da się pomylić, a jednak to jeden z częstszych punktów sporu. Najemca dostał pięć kluczy, oddaje cztery, bo piąty od lat wisi u sąsiadki na wypadek zalania. Właściciel twierdzi, że dawał sześć. Spisz więc liczbę i przy każdym kluczu jego przeznaczenie: drzwi wejściowe górny zamek, dolny zamek, skrzynka pocztowa, piwnica, furtka, wózkownia. Piloty do bramy i karty do domofonu wpisz osobno.

Jeśli jakiegoś klucza brakuje, zapisz to wprost i ustal na miejscu, co dalej: dorobienie, wymiana wkładki albo oddanie w późniejszym terminie. Lepiej jedno zdanie w protokole niż wymiana wiadomości przez trzy tygodnie. Przy oddawaniu kluczy przez osobę trzecią, na przykład gdy sam jesteś już w innym mieście, daj jej kopię protokołu z wejścia i poproś o zdjęcia każdego klucza na stole.

Usterki i zużycie: jak je opisać, żeby opis coś znaczył

Słowo „zniszczone” w protokole jest prawie bezużyteczne. Nie wiadomo, czy chodzi o drobną rysę, czy o wyrwany kawałek panela. Opisuj tak, jakby ktoś miał znaleźć usterkę z zamkniętymi oczami: gdzie dokładnie, jak duża, jak wygląda. Dzięki temu łatwiej też rozdzielić normalne zużycie od uszkodzenia, a o tę granicę toczy się większość sporów przy odbiorze.

Wpisuj też to, co działa. Brzmi jak przesada, ale zdanie „piekarnik, płyta, lodówka i pralka sprawdzone, działają” ma swoją wagę, gdy po miesiącu właściciel dzwoni, że pralka nie wiruje. Przy odbiorze włącz na chwilę każde urządzenie, odkręć wodę we wszystkich kranach, spuść wodę w toalecie i sprawdź, czy domofon dzwoni. Pięć minut takiego obchodu daje twardy zapis stanu na dany dzień.

Puste mieszkanie przed odbiorem: kiedy zamówić ekipę

Protokół spisany w zastawionym meblami lokalu to protokół z dziurami. Szafa zasłania ścianę, wersalka zakrywa podłogę, w kartonach może kryć się rozbita płytka. Dlatego oddanie kluczy wypada planować dopiero po wyniesieniu rzeczy, a nie w trakcie. Gdy przy wyprowadzce zostaje sporo gratów, których nie zabierasz, opróżnianie mieszkań przed terminem odbioru oszczędza nerwów obu stronom. Jeżeli przeprowadzki w ogóle nie organizujesz sam, możemy wywieźć rzeczy na nowy adres, a to, co zostaje, zabrać do utylizacji.

Po stronie właściciela sytuacja bywa odwrotna: najemca wyjechał, a w lokalu zostały jego meble i worki. Opróżnianie mieszkania po najemcy wymaga wcześniej porządnej dokumentacji, bo chodzi o cudze rzeczy, więc najpierw zdjęcia i protokół, potem wywóz. Po wyniesieniu robimy sprzątanie po opróżnieniu, czyli zamiatanie, mycie podłóg i przetarcie parapetów. Wycena jest bezpłatna. Zadzwoń pod 573 583 195 w dni robocze między 8:00 a 18:00 (w soboty do 15:00), termin ustalamy przy rozmowie, fakturę VAT wystawiamy na życzenie.

Zdjęcia i nagranie jako załącznik do protokołu

Kartka mówi, co ktoś zauważył. Zdjęcia pokazują, jak to naprawdę wyglądało. Rób je w dniu oddania, przy dobrym świetle, z każdego pomieszczenia z dwóch przeciwległych rogów, a potem zbliżenia na wszystko, co trafiło do protokołu jako usterka. Dodatkowo nagraj krótki film, przechodząc wolno przez całe mieszkanie. Film trudniej podważyć niż pojedyncze kadry, bo widać ciągłość pomieszczeń.

Pliki wyślij drugiej stronie jeszcze tego samego dnia, mailem albo w komunikatorze. Masz wtedy datę wysłania i potwierdzenie, że druga strona je dostała. W samym protokole wystarczy zdanie, że zdjęcia i nagranie z dnia oddania stanowią załącznik i zostały przekazane. Zachowaj też zdjęcia z dnia wprowadzenia, bo dopiero porównanie obu zestawów pokazuje, co się zmieniło.

Co zrobić, gdy przy odbiorze nie zgadzacie się co do stanu

Zdarza się, że właściciel wpisuje usterkę, z którą najemca się nie zgadza, albo odwrotnie. Nie trzeba wtedy odmawiać podpisu. Prościej dopisać do protokołu własne uwagi, na przykład że rysa była już przy wprowadzeniu i widać ją na zdjęciu z tamtego dnia, a dopiero potem podpisać. Każda strona ma swoje zdanie na papierze, a dokument i tak potwierdza najważniejsze: datę oddania kluczy i stany liczników.

Jeśli rozmowa staje się nerwowa, nie rozstrzygajcie wszystkiego na korytarzu. Spiszcie fakty, zróbcie zdjęcia spornych miejsc i umówcie się na rozmowę za kilka dni. Przy poważniejszym sporze o kaucję albo odszkodowanie lepiej zapytać prawnika, bo zasady zależą od treści umowy. Gdy w piwnicy czy na balkonie zostały gabaryty, a obie strony chcą je szybko usunąć, sprawdźcie na stronie gminy, kiedy jest najbliższa zbiórka, bo terminy różnią się między miastami i w trakcie roku bywają zmieniane.